Handboek overzicht

Fiscale bewaarplicht

Je bent wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Dit heet de fiscale bewaarplicht. Bewaren mag op papier of digitaal, zolang de gegevens maar beschikbaar zijn bij een eventuele controle.

De bewaarplicht geldt niet alleen voor je financiële administratie, maar ook voor zaken als contracten en overeenkomsten, agenda’s, correspondentie, uren- en kilometerregistraties, software en databestanden. In speciale gevallen, zoals bij onroerend goed, geldt zelfs een termijn van 10 jaar.

Let op: de bewaartermijn van 7 jaar start pas op het moment dat de actualiteitswaarde vervalt. Een voorbeeld: een leasecontract met een looptijd van 2 jaar hoort gedurende de looptijd in je administratie. Als de looptijd van 2 jaar is afgelopen, moet je het contract nog 7 jaar bewaren.

Valt je agenda op je telefoon onder de bewaarplicht? En kun je je facturen in een cloudomgeving laten staan? Op de website van het Stichtingen en Verenigingen Loket van de Belastingdienst vind je 8 punten waarbij het vaak misgaat met de bewaarplicht. Je leest er ook wat je kunt doen om deze fouten te voorkomen.

Let op: andere bewaartermijnen voor persoonsgegevens

Voor het bewaren van gegevens van leerlingen en personeel gelden andere regels:

De bewaartermijn van de meeste leerlinggegevens is 2 jaar. Dit staat beschreven in de Sectorwetten voor onderwijs, de AVG en de Archiefwet. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staan de privacyregels voor leerlingdossiers.
Voor de gegevens in een personeelsdossier gelden verschillende bewaartermijnen. Meer informatie hierover vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Fiscale bewaarplicht

Let op: andere bewaartermijnen voor persoonsgegevens

Bekijk meer over administratie en financiën