Financiële administratie
De financiële administratie is een onderdeel van de totale bedrijfsadministratie. Als deze op orde is, kun je snel inzicht krijgen én geven over de actuele financiële situatie van de stichting. Bijvoorbeeld aan het bestuur, aan de Belastingdienst (bij controles en audits) of aan eventuele subsidieverstrekkers. Het zorgt voor transparantie en vertrouwen.
Een Samen naar School-klas voert als zorgbestuurder zelf de financiële administratie voor het zorgdeel van de financiering. Het onderwijsdeel van de financiering loopt via het schoolbestuur. Klassen met alleen onderwijsfinanciering hoeven dus geen financiële administratie te voeren. In het hoofdstuk over de twee financieringsvormen lees je meer over deze verdeling.
Onderdelen van de administratie
Een financiële administratie bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:
- Een bankrekening op naam van de stichting.
- De grootboekadministratie. Dit is het systeem waarin alle financiële transacties van je stichting worden samengevat en gerubriceerd op grootboekrekeningen (categorieën). De indeling van de grootboekrekeningen maak je op basis van je activiteiten (bijvoorbeeld salarisadministratie, verzekeringen, scholing medewerkers, etc.). Met kostenplaatsen kun je de boekingen op een grootboekrekening verfijnen. De grootboekadministratie biedt een overzicht van de financiële positie van je stichting en vormt de basis voor je jaarrekening.
- In de inkoop- en verkoopadministratie leg je alle uitgaven en opbrengsten vast. In dit onderdeel van je administratie bewaar je de originele bewijsstukken (zoals facturen en bonnetjes) en details over de transacties.
- Debiteuren en crediteurenadministratie: een overzicht van alle openstaande facturen die je moet betalen (crediteuren) of die nog betaald moeten worden (debiteuren).
- Bankafschriften en kasboek
- Begrotingen en jaarrekeningen
Extra voor Samen naar School-klassen
Voor een Samen naar School-klas komt daar nog bij:
- Subsidie-administratie: als je een subsidie ontvangt, leg je meestal verantwoording af over hoe het geld is besteed. Verdiep je vooraf in de verplichtingen die aan de subsidie zijn verbonden en richt je administratie daarop in. Zo is de verantwoording snel geregeld.
- Zorgbudgetten: als zorgaanbieder moet je de administratie van de zorgfinanciering (gemeentelijke lumpsumbedragen en vergoedingen, PGB’s en/of andere bronnen) scheiden van andere dan zorgactiviteiten. Dit valt onder de regels voor transparantie financiële bedrijfsvoering van de Nederlandse Zorgautoriteit.
- Donaties. Registratie met onderscheid tussen algemene en geoormerkte giften.
Heeft je stichting een ANBi-status? Op de website van de Belastingdienst zie je aan welke administratieve verplichtingen je dan moet voldoen.
Bekijk meer over administratie en financiën
- Wettelijke eisen
- Fiscale bewaarplicht
- Financiële administratie
- Rapportages
- Transparante financiële organisatie
