Handboek overzicht

Transparante financiële organisatie

Met een transparante inrichting van je financiële organisatie voorkom je veel problemen en risico’s. Er zijn een aantal mechanismes die je kunt inzetten om de kans op fouten en fraude te voorkomen.

Functiescheiding

Bij functiescheiding worden de werkzaamheden gescheiden. Het basisprincipe is dat geen enkel persoon in de organisatie de volledige controle heeft over een financieel proces van begin tot eind. Door deze scheiding kunnen foutjes eerder worden ontdekt en wordt de financiële verantwoordelijkheid gedeeld. Bij een kleine stichting kan een volledige functiescheiding lastig zijn, maar probeer in ieder geval deze rollen te scheiden:

Autorisator: keurt uitgaven goed (vaak de voorzitter of de penningmeester)
Uitvoerder: doet de daadwerkelijke betaling (vaak de penningmeester of administrateur)
Controleur: controleert achteraf (vaak een ander bestuurslid of een kascommissie)

Procuratieregeling

In een procuratieregeling leg je vast wie namens de stichting bevoegd is om externe verplichtingen aan te gaan. Denk aan het ondertekenen van contracten of het doen van betalingen. Deze bevoegdheid heet procuratie, de aangewezen personen heten procuratiehouders.

De regeling zorgt voor duidelijkheid en risicobeheersing. Het is ook efficiënt: met een procuratieregeling hoeven niet alle beslissingen door het hele bestuur genomen te worden en kunnen bevoegdheden worden gedelegeerd. Je legt de volgende bevoegdheden vast:

Individuele tekenbevoegdheid: wie mag zelfstandig tekenen en tot welk bedrag
Gezamenlijke tekenbevoegdheid: welke combinaties van functionarissen zijn vereist
Hiërarchie: wat zijn de verschillende niveaus van bevoegdheid

De procuratieregeling leg je vast in de statuten en/of het reglement.

Je kunt bij het regelen van je bankzaken (online bankieren, betaalpassen en credit cards) rekening houden met de verschillende bevoegdheden. Bedenk ook hoe je in noodgevallen omgaat met de procuratieregeling. Regel vervanging bij afwezigheid van bevoegde personen.

Financieel protocol

In het financieel protocol leg je de regels, procedures en verantwoordelijkheden rondom het financiële beheer van je stichting vast. Het doel is om te zorgen voor transparantie, efficiëntie en verantwoording in de omgang met financiële middelen. Ook leg je vast hoe vaak en op welke manier je rapporteert aan het bestuur en wie toezicht houdt op het naleven van de afspraken.

Bekijk meer over administratie en financiën